Dag 15: Op reis door het wonderlijke administratieland

6 maart 2015

 
Sectorplan Administratie Beheer Applicatie
Training voor de ervaren stormtroepen van de administratieve legers.

Stel, u heeft €600 miljoen te subsidiëren om de arbeidsmarkt in diverse sectoren te bestendigen. Hoe weet u dan zeker dat er geen Maserati wordt gesubsidieerd? En dat het geld ook daar terecht komt waar het terecht moeten komen? Dan zorgt u natuurlijk voor een systeem van ‘checks and balances’ om het collectieve geld te beschermen tegen individuele zwakheden. Hoe dat werkt voor een aantal sectorplannen, zien we in Zaandam, bij de training ‘SABA op herhaling’. SABA staat voor ‘Sectorplan Administratie Beheer Applicatie’.

‘Waar problemen ontstaan, ontstaan geldstromen’, luidt een filosofie in bancaire kringen. En dit zien we terug in de uitvoering van de sectorplannen. Het principe dat de subsidie een cofinanciering betreft, leidt meteen naar de vraag hoe de ‘co’ van de ‘financiering’ te scheiden en inzichtelijk te maken. De onvermijdelijke accountant zal ergens toch zijn krabbel moeten zetten dat het allemaal klopt en verantwoord is. Voor dit probleem, of uitdaging zo u wilt, heeft opleidings- en softwareontwikkelingsorganisatie Gilde BT de applicatie ‘SABA’ ontwikkeld. Deze applicatie wordt gebruikt door bijvoorbeeld de agrarische sector (Colland), de ICT-branche (CA-ICT), de uitzendbranche (STOOF) en de kantoorbranche (NOVAKA). En ook voor de projectadministratie van het grootste toegekende sectorplan van Nederland, de scholing van circa 70.000 medewerkers uit de zorgsector.

Twintig van deze medewerkers treffen we aan in een zaaltje in een hotel in Zaandam. Met twintig laptops voor de neus, plus een groot scherm en een instructrice. Deze training wordt gegeven aan administratieve medewerkers van zorginstellingen in de regio Groot-Amsterdam en de rest van Noord-Holland. De deelnemers krijgen een rood of groen bordje op tafel. Groen voor de wat meer ervaren gebruikers van SABA, rood voor de nieuwelingen. We gaan onder leiding van instructrice Hilde werken in een demoversie van het programma. De lichten worden gedimd, de beamer projecteert het programma en dan begint onze reis door het wonderlijke administratieland.     

Accountability en rechtvaardigen van subsidie

Om deze reis te begrijpen moeten we eerst nog even terug naar het waarom van deze operatie. Het gaat om accountability en het rechtvaardigen van subsidie. Om geld van een sectorplan te ontvangen moeten de deelnemende organisaties, vaak de opleidingsfondsen maar ook werkgevers, de trainingen en cursussen van werknemers vastleggen om vast te stellen hoeveel de sector zelf betaalt, en hoeveel de cofinanciering van het Rijk bedraagt. En dit op dusdanige wijze dat het inzichtelijk en controleerbaar is. Een gezond streven, nietwaar? Waar dit streven toe leidt, zien we zo meteen.

Voordat we een training van medewerkers in SABA gaan invoeren, houdt Hilde de instructrice nog een korte inleiding. “Met SABA willen we het sectorplan administratief zo eenvoudig mogelijk maken. Ik heb de handleiding geschreven en de filmpjes gemaakt, als je die er bij houdt is het goed te doen. Een flexibel systeem werkt niet, daarom werken we met verplichte velden. SABA is daardoor eerder een korset te noemen.” Hilde verzekert de deelnemers dat overal over is nagedacht bij de ontwikkeling van SABA, maar dat er bij grote problemen altijd gebeld kan worden met Gilde BT. En dat je vooral moet opletten met de knop ‘Vervallen’ om die grote problemen te voorkomen.

We gaan een interne training invoeren. Als de training en trainer niet in het systeem staan moeten de drie vereiste offertes van verschillende trainers worden geüpload. Alle trainingen en opleidingen moeten geaccrediteerd zijn, of worden, door de Arbeidsmarktrelevantietoetsingscommissie. Als de training al beschikbaar is, kunnen we die selecteren en als ‘nieuwe activiteit’ in het systeem zetten. Daarna gaan we deelnemers invoeren voor deze training. Daarvoor hebben we een akkoordverklaring nodig, het BSN-nummer en de loonstrook. SABA rekent dan automatisch het uurtarief uit per uur training. We hebben ook een presentielijst nodig van de training, als iemand later komt of eerder weg moet, wordt dit aangetekend. Deze presentielijst wordt verder aangevuld met het uurtarief van de trainer met 25% extra uren aan voorbereiding en nazorg. De lijst dient binnen één week na de training ondertekend door de leidinggevende. Alles moet geüpload worden naar SABA. Alleen als alle documenten volledig zijn en alle verplichte velden zijn gevuld, wordt de activiteit verwerkt. Bent u er nog, geachte lezer?       

Een zeer strak korset

Sommige aspecten van de realiteit zijn niet te vatten in woorden; een administratief proces is daar één van. Het SABA-korset blijkt in ieder geval een zeer strak korset te zijn, waar heel veel data in moet worden geperst. Uiteindelijk moet een accountant na wat steekproeven kunnen zeggen: ‘dit ziet er allemaal aannemelijk genoeg uit om de subsidie toe te kennen’. Het voordeel van dit SABA-korset is dan wel dat de applicatie met oog op die controles is opgezet. En ook het gebruik van dit programma in andere sectorplannen leidt tot een overzichtelijke en controleerbare administratie. Wat dat betreft heeft Gilde BT van een probleem een geldstroom gemaakt, in de vorm van een oplossing die een nog grotere geldstroom richting administratieve lasten vermindert.

De twintig administratieve krachten die de training volgen – overigens zijn er slechts twee mannen aanwezig – zijn gewend aan complexe structuren in het verantwoorden. “De ESF-regeling is nóg erger”, zegt een dame in de koffiepauze. Een andere dame sluit zich aan: “Die ESF regeling was voor ons bijna reden geweest om geen sectorplan te maken.” (ESF staat voor Europees Sociaal Fonds en biedt subsidies voor re-integratie en duurzame arbeidsinzet. Van 2014 tot 2020 is €507 miljoen beschikbaar). U hoort het: dit zijn de ervaren stormtroepen van de administratieve legers in strijd met de bureaucratie. Gelaten ondergaan ze de training. Ze weten dat het nu eenmaal moet, omdat er anders problemen komen met het toekennen van de broodnodige subsidies in hun sector. Zelden hadden zovelen in de zorgsector zoveel te danken aan zo weinigen.

 
 



 

Actieteam crisisbestrijding
Seger Pijnenburg
Seger Pijnenburg